第一,书面明确收款账户信息:出口企业在与买方签订合同、出具发票时,建议明确约定收款账户、账号、开户行名称等信息,如有必要可书面约定在任何情况下不可撤销且不可更改,或者约定好收款帐户的修改必须通过“线下”的方式进行,即应在合同上约定,如果涉及到账户的修改,必须得到出口商书面盖章的纸质文件指示,并通过电话、传真及视频等多重方式进行确认,其他方式更改账户的行为无效。有了这个明确的约定后,一方面可以保护出口企业的应收账款安全,出事后也有利于主张债权;另一方面也可以最大程度上避免海外买家上当受骗。
第二,出口企业业务人员应尽谨慎审查义务:有关人员在业务过程中收到有关银行账户的邮件时应及时处理,不确定时应及时核实邮件内容真实性,并请买方注意。如果收到其他邮箱地址或相似邮箱地址的邮件,一定要通过电话或者其他非互联网的形式进行确认,尽到谨慎审查的义务,减少事后追责中的不利因素。
第三,加强企业网络维护及邮箱安全管理,保障信息安全:出口企业不要轻易打开不熟悉的邮件附件,防止被钓鱼邮件乘虚而入,盗取密码;经常通过杀毒软件查杀各类木马程序;在邮箱服务网站上注册的个人邮箱要定期更换密码,经常检查邮箱中的有关设置,尤其是转发、过滤、自动删除等规则;如果采用企业邮箱,一是尽量采用安全性较好的企业邮箱服务器,二是可以通过绑定手机、绑定IP等方式进行异常登录监控。
第四,案件发生后,出口企业应当及时向公安机关报案,也可以向中国信保进行咨询。若买方错误支付货款的账户位于中国境内,建议冻结账户,方便后续追偿。